Una de las preguntas más frecuentes que se hacen los jefes o patrones en las empresas es ¿cómo lidiar con el fenómeno de las redes sociales en el entorno laboral? ¿las prohibimos o las regulamos? Veamos a continuación algunas recomendaciones breves sobre este tema.

Desarrolla una política de uso de redes sociales.- Es común que las empresas tengan una política sobre uso de recursos informáticos en el trabajo, pero no es suficiente; es necesario contar con una política específica para el uso de redes sociales. Establece claramente los lineamientos para el uso adecuado y eficiente de todo tipo de redes sociales en el trabajo. Toma en cuenta los siguientes factores:

• Evita prohibirlas, mejor promueve un uso responsable; busca relaciones ganar-ganar en donde tanto el empleado como la empresa obtengan beneficios con el uso de redes sociales. De acuerdo a un estudio de McKinsey Global Institute, el empleado que tiene acceso a redes sociales en el trabajo puede perder un poco de tiempo pero el efecto global en la productividad tiene mayores ganancias que pérdidas.
• Determina los “usos razonables” en cuanto a tiempo (que no afecte el desempeño de los trabajadores en la oficina) y tipo de información (¿qué no debe el empleado comunicar y/o visitar en redes sociales?).
• Deja claro cuáles usos (abusos) o actitudes pueden traer por consecuencia una sanción laboral (acta administrativa) o incluso la rescisión del contrato individual de trabajo.
• Si optas por instalar herramientas de monitoreo, da aviso a los empleados. El monitoreo debe ser aleatorio, no excesivo, dirigido o discriminatorio.
• Evalúa qué medidas va a tomar si (1) un empleado habla mal de su jefe o de la empresa en redes sociales, sin importar si lo hace en el trabajo o en su casa, o si (2) un empleado revela información confidencial o sensible de la empresa a través de redes sociales.
• Si vas a tomar sanciones disciplinarias o terminar una relación laboral con base a un mal uso o abuso en el uso de redes sociales, es importante que su decisión esté justificada en una política existente y comunicada a los empleados, y que cuente con la evidencia necesaria para respaldar una acción legal.
• Comunica a todos los empleados los contenidos y alcances de esta política. Es importante que en los contratos individuales de trabajo quede establecido que el empleado se obliga a cumplir no solo con los deberes emanados del contrato e inherentes a su puesto, sino también con las políticas de la empresa, las cuales pueden constar solo en medios electrónicos.
• No abuses en prohibiciones ni en monitoreo a empleados, pudieras crear mayores problemas que beneficios. Toda medida de regulación en torno a este tema debe estar justificada y debe ser moderada o razonable.

Por último, es importante mencionar que en Estados Unidos ya se han documentado diversos casos de “abuso patronal” en cuanto al monitoreo excesivo a los empleados en el uso de sus redes sociales, llegando al extremo de pedirle a sus empleados sus contraseñas de estos servicios sociales. Algunos reclutadores monitorean a los candidatos en Facebook y Twitter antes que en Linkedin. Ambas conductas han sido consideradas excesivas e incluso ilegales por diversas autoridades en Estados Unidos.

En la medida que evitemos los excesos en la redacción y aplicación de las políticas sobre el manejo de redes sociales en la empresa, y en las decisiones que tomemos en torno a ellas, lograremos sobrevivir a embates legales y cuestionamientos sociales.